Muitas pessoas reclamam da correria e da falta de tempo do nosso dia-a-dia. por isso no texto de hoje vamos falar de 05 dicas para você organizar a sua rotina de trabalho.
Na maior parte das vezes estamos muito atarefados e cheios de pendências para resolver. Porém, quantas vezes você não esteve sem tempo pra nada e cheio de tarefas por que você não organizou a sua rotina de trabalho?
Muitas vezes a falta de tempo é causada pela falta de organização da rotina de trabalho e também de afazeres pessoais. Por isso, separamos aqui neste texto 05 dicas para você organizar a sua rotina de trabalho.
Confira a seguir:
1 – Priorize aquilo que realmente importa.
Tudo que você precisa fazer em seu dia-a-dia tem um nível de prioridade, por isso aprenda a priorizar aquilo que realmente importa.
Todas as tarefas da sua lista de afazeres tem um nível de urgência, antes de começar o seu dia liste tudo o que você precisa fazer por ordem de prioridade.
Use como base a seguinte regrinha:
- Urgentes: Aquelas que possuem um curto prazo para serem entregues, ou seja,que você precisa fazer o quanto antes.
- Importantes: Que demandam tempo para serem executadas corretamente, ou seja, que você precisa reservar o máximo de tempo possível para realizar.
- Circunstanciais: São dispensáveis e fazem com que você perca tempo,ou seja, não são prioridade para aquele momento.
Depois de identificar cada uma delas você saberá com mais facilidade por onde começar. Coloque como objetivo principal priorizar as tarefas mais urgentes e as resolva o mais rápido possível, em seguida foque a sua atenção naquilo que realmente é importante e demanda tempo para fazer, e por fim quando tudo estiver ok, vá para as tarefas circunstanciais.
2 – Pare por um momento e planeje o seu tempo.
Tire um tempo assim que sua semana começar e planeje todas as atividades que você precisa realizar ao longo da semana, mas lembre-se sempre de colocar na ordem da dica anterior.
No decorrer da semana deixe alguns períodos dos dias livres, desta forma se aparecer algum imprevisto você conseguirá lidar com eles de forma mais simples.
Confira seu planejamento diariamente e confira sempre quais são as atividades que deverão ser concluídas com mais urgência e nível de importância.
No início é interessante você marcar o tempo gasto com cada uma delas, essa é uma maneira inteligente de controlar as tarefas que se repetem frequentemente.
3 – Tenha uma ferramenta.
Para ter um planejamento adequado e inteligente você precisará escolher uma ferramenta para te auxiliar, deste modo a tarefa de organizar e planejar a rotina de trabalho ficará mais leve e tranquila.
A sua ferramenta precisa ser sua aliada, ou seja, ela precisa facilitar a sua vida e não tomar seu tempo com mais uma tarefa. Por isso, a escolha desta ferramenta é algo muito pessoal, por exemplo, se você é uma pessoa mais tecnológica pode usar um aplicativo de celular, já se você ainda é do time caneta e papel e gosta de riscar a tarefa da lista poderia usar uma agendinha ou um bloco de anotações.
O importante é que você escolha algo de fácil acesso e que seja um aliado na sua rotina diária.
4 – Estabeleça horários e faça intervalos.
Comece o seu dia já pensando em quais tarefas irá fazer, em qual momento do dia você irá realizá-las e o mais importante determine o período de duração de cada tarefa. Por exemplo: Determine que todos os dias pela manhã irá responder e-mails durante 1 hora, ou que você irá responder os e-mails 03 vezes ao dia em blocos de 30 minutos. Teste aquilo que mais funciona para você! As primeiras semanas sempre serão de ajustes.
Outro ponto importante é, sempre ao fim de cada tarefa, fazer um intervalo, mas lembre-se também de estipular um período de duração para esses intervalos. Desta forma, você não se cansará tanto.
5 – Organize o ambiente em que você está.
Ter um ambiente limpo e organizado irá te ajudar na concentração e consequentemente você será mais produtivo. Muitas vezes perdemos muito tempo à procura de algo para realizar uma tarefa simples.
Por isso, faça hoje mesmo um limpa em suas coisas, deixe apenas aquilo que é essencial e deixe próximo a você aquilo que você sempre costuma utilizar. Desta forma você irá otimizar tempo nas suas tarefas.
Uma das melhores formas de organizar os objetos de trabalho é categorizando, ou seja, tudo que faz parte de determinado grupo fica junto, assim quando você estiver precisando, por exemplo, de uma caneta nova, saberá que estará no setor de papelaria.
Essas foram às 05 dicas para te ajudar a organizar melhor a sua rotina e lembre-se: faça tudo com o intuito de facilitar o seu dia-a-dia.
